Arbeitszeitgestaltung gekonnt optimieren

An erster Stelle sei hier das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) genannt. Selbiges regelt die Höchstdauer der täglichen Arbeitszeit sowie Ruhezeiten und Pausen. Ferner legt es die Rahmenbedingen für flexible Arbeitszeiten fest. Auch der Schutz der Sonn- und Feiertage als Tage der Arbeitsruhe ist Gegenstand des Gesetzes. Motiv des Gesetzes ist es, den Gesundheitsschutz der Beschäftigten sicherzustellen. Da sich die Arbeitswelt in einem Wandel befindet, in welchem der Wunsch und die Notwendigkeit nach flexiblen Lösungen groß ist, setzt das Arbeitszeitgesetz einen Rahmen – nicht immer zum Wohlergehen der Handwerksunternehmen.

Das Arbeitszeitgesetz richtet sich an Beschäftigte, das heißt vor allem an Arbeiter und Angestellte. Es ist nicht nur für klassische Vollzeitkräfte bestimmt, sondern auch für Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte in Minijobs. Allerdings gelten für leitende Angestellte und Geschäftsführer andere Regeln. Für bestimmte Personengruppen gelten spezielle Arbeitszeitregelungen, die zum Beispiel aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) und dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) abgeleitet werden.

Arbeitszeiterfassung und -kontrolle

Eine zentrale Aufgabe des Arbeitszeitgesetz ist die Arbeitszeiterfassung. Dies kann beispielsweise durch Stundenzettel, Stempeluhr oder digitale Apps umgesetzt werden. Diese Dokumentation muss bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden. Dabei geht es um die präzise Aufzeichnung des Beginns und des Endes der täglichen Arbeitszeit, der Arbeitsstunden sowie der Pausen. Es soll damit eine Überschreitung der zulässigen Arbeitszeiten verhindert werden. Auch Überstunden müssen dokumentiert werden. Aber nicht nur die Anwesenheit, sondern auch die Abwesenheit bedarf der Erfassung. Dies betrifft Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub. Damit ist der Erfassung aber noch nicht Genüge getan. Denn gemäß einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes gehören auch Umkleide- und Waschzeiten dazu. Vorausgesetzt das Tragen bestimmter Arbeitskleidung wird vom Isolierhandwerksunternehmen vorgeschrieben. Dann muss der Zeitaufwand zum Umkleiden und Waschen in die Arbeitszeiterfassung einfließen. Auch Betriebsversammlungen als gesetzlich vorgeschriebene Zusammenkünfte, bei denen die Unternehmensleitung über wichtige betriebliche Angelegenheiten informiert, gilt als Arbeitszeit und ist entsprechend zu erfassen und zu bezahlen. Betriebsausflüge haben meist etwas Erheiterndes an sich, aber auch hier gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, da sie einem guten Betriebsklima dienlich sind.

Zeit­erfassung ist gesetzlich vorgeschrieben: Umkleide- und Pausenzeiten zählen mit.

Wo es Regeln gibt, gibt es auch Kontrollen. Somit stellt sich die Frage, wer die Einhaltung des Arbeitszeitgesetztes kontrolliert. Diese Aufgabe obliegt dem Gewerbeaufsichtsamt beziehungsweise dem Amt für Arbeitsschutz. Das zuständige Aufsichtsamt hat die Befugnis, vom Arbeitgeber erforderliche Auskünfte und Unterlagen für eine Überprüfung zu verlangen. Der Beschäftigte hat die Möglichkeit bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz dem zuständigen Amt eine Meldung zukommen zu lassen. Die Folge ist eine Kontrolle, die allerdings ohne Verdachtsmoment der Ausnahmefall ist.

Reguläre Arbeitszeit, Mehrarbeit und Überstunden

Eine weitere Facette des Arbeitszeitgesetzes sind die verschiedenen Arten von Arbeitszeiten. Selbige bringen wiederum spezifische Regeln mit sich, die im praktischen Handeln eines Isolierhandwerksunternehmens vielfach einen bürokratischen Aufwand darstellen. Der „Standardfall“ ist die reguläre Arbeitszeit. Damit ist die Zeitspanne gemeint, in der werktags die vertraglich vereinbarte Tätigkeit durch den Beschäftigten erbracht wird. Die Zeitspanne beträgt üblicherweise 8 Stunden pro Tag. Mehrarbeit, das heißt eine Verlängerung auf maximal 10 Stunden pro Tag oder 48 Stunden pro Woche – ausgehend von einer 6-Tage-Woche, welches das Arbeitszeitgesetz ansetzt, ist erlaubt, sofern innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ein zeitlicher Ausgleich erfolgt, sodass im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Die Verlängerung der Arbeitszeit ist zu dokumentieren. Die Arbeitszeitnachweise sind mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Werden die Vorgaben zur Arbeitszeit nicht eingehalten, drohen fünfstellige Bußgelder. Bei extremen Fällen, wie zum Beispiel Gesundheitsgefährdung sind sogar Freiheitsstrafen möglich.

Von der Mehrarbeit sind die Überstunden zu unterscheiden. Damit ist die Arbeitszeit gemeint, die über die vertraglich vereinbarte oder tarifrechtliche regelmäßige Arbeitszeit hinausgeht und vom Isolierhandwerksunternehmen angeordnet oder geduldet wird. Damit gehen häufig tarifliche oder betriebliche Regelungen zur Arbeitszeitvergütung einher. Überstunden sind nur dann zu leisten, wenn zuvor eine Vereinbarung getroffen wurde. Auch bei Überstunden sind die gesetzlichen Regelungen zur maximal zulässigen Arbeitszeit und zu den Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen einzuhalten.

Im Arbeitszeitgesetz sind auch Pausenregelungen enthalten. Ein Beschäftigter hat Anspruch auf eine Pause von mindestens 30 Minuten, sofern die Arbeitszeit mindestens 6 Stunden beträgt. Der Pausenanspruch erhöht sich auf mindestens 45 Minuten, wenn die Arbeitszeit mehr als 9 Stunden umfasst. Ferner gibt es Ruhezeiten. Sie sind so festgelegt, dass zwischen dem Ende der täglichen Arbeitszeit und dem Beginn am nächsten Tag mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen muss.

Personenspezifische Sonderfälle

Die oben genannten speziellen Arbeitszeitregelungen für Minderjährige, Schwangere und stillende Mütter sehen Besonderheiten vor. Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht vor, dass ein Mitarbeiter, der älter als 15 Jahre, aber noch keine 18 Jahre alt ist, höchstens 40 Stunden pro Woche von montags bis freitags arbeiten darf. Es gibt branchenbezogene Ausnahmen. Arbeitet er an einzelnen Tagen weniger als acht Stunden, darf er an den übrigen Tagen bis maximal 8,5 Stunden arbeiten. Aber auch bei den Pausenzeiten gibt es abweichende Regelungen. Minderjährige müssen bereits bei einer Arbeitszeit von 4,5 bis 6 Stunden 30 Minuten Pause machen. Die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen muss 12 Stunden betragen.

Die tägliche Arbeitszeit darf 10 Stunden betragen, wenn ein zeitlicher Ausgleich erfolgt.

Schwangere und stillende Mütter dürfen gemäß dem Mutterschutzgesetz höchstens 8,5 Stunden täglich und höchstens 90 Stunden in zwei aufeinander folgenden Wochen arbeiten. Bei unter 18-jährigen sind es nur acht Stunden täglich und höchstens 80 Stunden in zwei aufeinander folgenden Wochen. Überstunden dürfen sie keine machen. Ferner ist der Mutterschutz zu beachten. Er beginnt in der Regel 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet normalerweise 8 Wochen nach der Geburt.

Betrachtet man das Thema Arbeitszeit nicht nur durch die rechtliche Brille des Arbeitszeitgesetzes, dann wird deutlich, dass mit der Arbeitszeit auch Einfluss auf die Produktivität und somit die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens des Isolierhandwerks besteht. Für die Beschäftigten geht es dabei auch um die Work-Life-Balance und die damit verbundene Mitarbeiterzufriedenheit, welche wiederum dem Arbeitgeber ein Anliegen sein muss, um eine hohe Mitarbeiterbindung realisieren zu können. In diesem Kontext ist auch der aktuelle Trend zum Home-Office zu sehen, das insbesondere im Isolierhandwerk eine Herausforderung darstellen kann.

Arbeitszeitgestaltung

Das Arbeitszeitgesetz bietet Spielraum für verschiedene Arbeitszeitmodelle, die letztendlich kunden-, bedarfs- und mitarbeitergerecht sein sollen. Üblich sind Arbeitszeitmodelle mit flexibler Arbeitszeit. Das heißt, dass die Arbeitszeit nicht fest definiert ist. Die Bandbreite flexibler Arbeitszeitmodelle ist groß. Es finden sich hier die klassische Gleitzeit, die Vertrauensarbeitszeit, die Funktions- oder Servicezeit, die Teilzeit und auch die saisonal variable Verteilung der Arbeitszeit im Sinne von Jahresarbeitszeit bis hin zur unterschiedlichen Verteilung der Arbeitszeit über die gesamte Lebensarbeitszeit. Auf die gängigen Formen soll im Folgenden eingegangen werden.

Bei der Gleitzeit kann der Beschäftigte seine Arbeitszeit in einem bestimmten Rahmen flexibel gestalten. Der Beschäftigte muss in einer festgelegten Kernarbeitszeit arbeiten. Darunter ist der Zeitraum der Anwesenheitspflicht zu verstehen. Über die Kernarbeitszeit hinaus bestimmt er selbst den Beginn und das Ende seiner täglichen Arbeitszeit; allerdings in einem zuvor festgelegten zeitlichen Rahmen. Beispielsweise kann eine Kernarbeitszeit zwischen 9.00 und 15.30 Uhr liegen. Der restliche zeitliche Umfang bis zur täglichen Arbeitszeit kann der Beschäftigte in einem Rahmen von 07.00 bis 17.00 Uhr frei wählen.

Bei der Vertrauensarbeitszeit ist nur die regelmäßig zu erbringende Wochenarbeitszeit von zum Beispiel 37h zu erbringen. Sie muss innerhalb eines Zeitrahmens, der beispielweise von montags bis freitags zwischen 7.30 Uhr und 18.00 Uhr reicht, erbracht werden. Zu welcher Zeit er innerhalb dieses Rahmens genau arbeitet, legt der Beschäftigte selbst fest. Der Arbeitgeber gibt dem Beschäftigten hier einen Vertrauensvorschuss, da er die geleisteten Arbeitszeiten nicht überprüft. Aber die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten gilt auch für die Vertrauensarbeitszeit. Diese wird an den Beschäftigten delegiert. Trotzdem ist der Arbeitgeber bei allen Arbeitszeitmodellen verantwortlich dafür, dass die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.

Bei der Funktions- oder Servicezeit ist der Flexibilitätsgrad etwas höher. Denn es wird keine Kernarbeitszeit bestimmt. Stattdessen wird ein täglicher Zeitrahmen vereinbart. Innerhalb dessen die Arbeitsleistung zu erbringen ist. Dies wird vielfach dann arbeitgeberseitig angeboten, wenn eine Mindestbesetzung im Unternehmen vorhanden sein muss, um den Service zielorientiert anbieten zu können. Gerade im Isolierhandwerk ist dies ein Thema. Eine Mindestbesetzung erfordert allerdings unternehmensinterne mitarbeiterbezogene Abstimmungsprozesse.

Die Vier-Tage-Woche kann die Zufriedenheit steigern, erfordert aber genaue betriebliche Planung.

Teilzeitarbeit

Bei der Teilzeitarbeit arbeitet der Beschäftigte regelmäßig weniger Stunden als in Vollzeit. Hier besteht Flexibilität in Hinblick auf Wochentage und Tageszeiten. Es ist zu beachten, dass der Beschäftigte einen grundsätzlichen Anspruch auf die Reduzierung seiner Arbeitszeit hat, sofern das Unternehmen mehr als 15 Beschäftigte aufweist, das Arbeitsverhältnis schon länger als sechs Monate besteht, der Arbeitnehmer innerhalb der letzten 2 Jahre keinen Antrag auf Verringerung der Arbeitszeit gestellt hat und keine betrieblichen Gründe entgegenstehen. Zu den Gründen zählen, dass die Organisation und der Arbeitsablauf wesentlich beeinträchtigt werden, die betriebliche Sicherheit wesentlich gefährdet ist, unverhältnismäßig hohe Kosten entstehen oder dass es unmöglich ist, den Stundenausfall durch eine Ersatzkraft zu kompensieren.

Bei einem Wunsch nach Teilzeitarbeit muss dem Arbeitgeber der Wunsch und die Arbeitszeitverteilung spätestens drei Monate vor Beginn der Teilzeit mitgeteilt werden. Stimmt der Arbeitgeber dem Wunsch nach Teilzeitarbeit zu, muss die getroffene Vereinbarung in einem Ergänzungsvertrag zum Arbeitsvertrag festgehalten werden. Bei Inanspruchnahme der Teilzeit besteht kein Rechtsanspruch auf eine Rückkehr zur Vollzeit oder auf Verlängerung der Arbeitszeit. Allerdings müssen Beschäftigte mit dem Wunsch nach einer Verlängerung der Arbeitszeit bei der Besetzung eines entsprechenden freien Arbeitsplatzes bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden. Der Anspruch und die Regelungen zur Teilzeitarbeit gelten für alle Beschäftigten. Somit sind auch Minijobber, Arbeitnehmer in Elternzeit und Führungskräfte eingeschlossen.

Eine Vereinbarung zu einem flexiblen Arbeitszeitmodell geht meist einher mit einer Regelung von Zeitsalden. Darunter ist zu verstehen, dass Obergrenzen für Zeitguthaben und Zeitschulden festzulegen sind. Im Falle der häufig vorkommenden Jahresarbeitszeitvereinbarung muss der Beschäftigte die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit im Jahresdurchschnitt erbringen. Für den Arbeitgeber bedeutet dies eine Steigerung der Flexibilität beim Personaleinsatz, welcher sich an Auslastung und Kapazität, sei es konjunkturell oder jahreszeitbedingt, orientieren kann. Die Herausforderungen von Auftragsspitzen und -flauten können dadurch besser bewältigt werden.

Flexible Arbeitszeitmodelle bergen das Risiko in sich, dass einzelne Beschäftigte Arbeitszeitbetrug begehen können. Das Vortäuschen von geleisteter zu bezahlender Arbeitszeit kann eine Abmahnung, eine ordentliche oder sogar fristlose Kündigung nach sich ziehen, wenn es sich um Pflichtverletzung und Vertrauensmissbrauch handelt und dem Arbeitgeber ein Schaden entstanden ist. Konkret liegen solche Fälle vor, wenn die Arbeitszeiterfassung, die im Handwerk durchaus eine Herausforderung darstellen kann, manipuliert wird.

Aber auch das Home-Office oder das mobile Arbeiten laden zum Schummeln oder gar zum Betrug ein, wenn eine Arbeitsleistung vorgetäuscht
werden kann.

4-Tage-Woche

Mit der 4-Tage-Woche erhält das Thema der Arbeitszeitgestaltung eine neue Facette, die im Isolierhandwerk in aller Munde ist. Etliche branchenübergreifende Studien und Pilotprojekte legen nahe, dass die Beschäftigten glücklicher, zufriedener, motivierter und gesünder sind und das bei mindestens gleichbleibender Produktivität. Dahinter stecken eine bessere Work-Life-Balance und auch weniger Arbeitsunfälle. Oder anders ausgedrückt: Schlechtere Arbeitsbedingungen, zu denen vor allem auch ungünstige Arbeitszeitregelungen gehören, führen zu schlechteren Arbeitsleistungen, höheren Fehlzeiten und steigender Fluktuation. Die Ausgestaltung der 4-Tage-Woche kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Zum einen kann der Beschäftigte sein wöchentliches Arbeitsvolumen an vier statt an fünf Tagen absolvieren. Entsprechend verlängert sich die tägliche Arbeitszeit. Die Wochenarbeitszeit bleibt also gleich. Zum anderen kann er auch einen Tag weniger arbeiten, ohne aber an den verbleibenden Arbeitstagen eine Verlängerung der Arbeitszeit in Kauf nehmen zu müssen. Faktisch bedeutet dies eine wöchentliche Arbeitszeitverkürzung. Die sich daran anschließende Frage ist, ob die Arbeitszeitverkürzung mit einem Verzicht auf Lohn und Gehalt einhergeht oder nicht. In der Praxis tauchen beide Arbeitszeit- und Vergütungsalternativen auf. Im Falle des vollen Lohnausgleichs bei verkürzter Arbeitszeit stellt sich die Frage, ob er durch Produktivitätssteigerungen ausgeglichen werden kann.

Flexible Modelle wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit brauchen klare Regeln und Kontrolle.

Dem positiven Gesundheits-, Zufriedenheits- und Bindungseffekt stehen bei der Arbeitszeitverkürzung mit gleichbleibendem Gehalt höhere Kosten für die Unternehmen des Isolierhandwerks gegenüber. Hinzu kommt die Gefahr, dass mangels Kapazitäten nicht mehr alle Aufträge bearbeitet werden können. Andererseits lässt sich aber auch so argumentieren, dass die Unternehmen mit 4-Tage-Woche attraktive Arbeitsbedingungen bieten und am Arbeitsmarkt Wettbewerbsvorteile erzielen. Damit können erfolgreich neue Mitarbeiter gewonnen werden, die wiederum in der Lage sind, das Kapazitätsproblem zu egalisieren. Ob der Arbeitsmarkt diese neuen Mitarbeiter für das Isolierhandwerk tatsächlich bereithält, bleibt zu hinterfragen. Allerdings sind die realisierten Wettbewerbsvorteile am Arbeitsmarkt nicht zwingend von Dauer. Denn je mehr Unternehmen eine 4-Tage-Woche anbieten, desto eher wird dies zum Normalfall und der Wettbewerbsvorteil schwindet. Zum einen ist die Einführung einer 4-Tage-Woche eine unternehmensindividuelle Entscheidung, die unter wirtschaftlichen Aspekten zu treffen ist. Zum anderen ist es eine Frage der Einbindung und Bereitschaft der Beschäftigten. Denn von ihrem Wunsch und ihrer Einstellung hängt es letztendlich auch ab, ob die oben beschriebenen positiven Effekte überhaupt eintreten können. An positiven Beispielen einer 4-Tage-Woche im Isolierhandwerk mangelt es nicht. Inwieweit sie generalisierbar sind, ist mit einem Fragezeichen zu versehen.

Fazit

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass das Thema Arbeitszeit verschiedenste Facetten aufweist. Diese reichen von der Arbeitszeiterfassung und -kontrolle über die unterschiedlichen Arten der Arbeitszeiten mit personenspezifischen Sonderregelungen bis hin zu flexiblen Arbeitszeitmodellen wie der 4-Tage-Woche. Zukunftsweisende Regelungen sind in Abstimmung mit den Beschäftigten und im Einklang mit den Belangen des Isolierhandwerksunternehmens zu treffen. Denn nach dem griechischen Philosophen Theophrastos ist die Zeit das wertvollste, das Menschen ausgeben können. Und damit beginnt die Mitarbeiterbindung.

Dr. Oliver Hettmer

ist Managementberater mit Sitz in Winnenden. Er berät zu den Themen Unternehmensentwicklung sowie Kunden- und Personalgewinnung. Ferner fungiert er als Seminaranbieter.

www.hettmer.com